Informativa Privacy prenotazione e noleggio
La presente informativa è fornita ai sensi del Regolamento UE 2016/679 Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati e del D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (“Codice”).
1 . Chi tratta i tuoi dati personali?
AD Automotive soggetta all’attività di direzione e coordinamento di CATANIA RENT CAR S.R.L. SEMPLIFICATA, con sede in 95128 – Catania, Via Passo di Aci 49, Codice Fiscale e Partita IVA. N. 05882770877 è la società che in qualità di titolari del trattamento, raccoglie e tratta i tuoi dati personali tramite questo sito web, le nostre applicazioni mobili o i nostri uffici di noleggio per offrirti le soluzioni di mobilità richieste.
Quando ci comunichi tuoi dati personali o quando raccogliamo i tuoi dati personali, ci impegniamo a utilizzarli in conformità a quando indicato nella presente informativa.
2. Quali dati personali raccogliamo su di te?
In qualità di fornitore di soluzioni di mobilità, raccogliamo ed elaboriamo varie categorie di dati personali in relazione alla tua interazione con il presente sito web, le nostre applicazioni mobili ed i prodotti e servizi di cui usufruisci.
Per dati personali, intendiamo non solo i dati che ti identificano direttamente (es. nome, cognome, ecc.), ma anche i dati che ti identificano indirettamente (es. dati di navigazione all’interno del sito web, targa del veicolo utilizzato, ecc.).
Le categorie di dati personali che raccogliamo nel contesto dei nostri servizi e dell’uso del nostro sito web e delle nostre applicazioni mobili includono quanto segue:
– i tuoi dati identificativi: cognome, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale, driver id;
– (ove applicabile) i dati di identificazione del / i conducente / i aggiuntivo / i: cognome, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale;
– la tua patente di guida e quella di eventuali conducenti aggiuntivi;
– dati di pagamento: numeri di conto, numeri di carta di credito, ecc.;
– dati contrattuali: il tuo modulo d’ordine, la fattura cliente, ecc.;
– (ove applicabile) i dati relativi a violazioni del codice della strada;
– informazioni sul volo, dato che il luogo di ritiro del veicolo è un aeroporto;
– informazioni sulla prenotazione del tuo veicolo;
– dati relativi alla tua navigazione sul nostro sito web o sulle nostre applicazioni mobili, ed in particolare dati raccolti tramite cookies ed altre tecnologie simili. Per informazioni puoi consultare la specifica informativa;
– (ove applicabile) dati relativi ai nostri sondaggi sulla soddisfazione o alle tue interazioni sulle nostre pagine di social media dedicate;
– dati vocali, audiovisivi ed elettronici: registrazioni delle tue comunicazioni via e-mail, chat o telefono con il nostro servizio clienti;
– informazioni raccolte tramite il nostro veicolo “connesso” (se il veicolo noleggiato è un veicolo connesso, cioè dotato di tecnologia GPS e di assistenza da remoto): stato del veicolo, informazioni su danni o incidenti, dati sulle prestazioni del veicolo, dati operativi e diagnostici, informazioni sul chilometraggio, velocità di accelerazione e frenata, consumo di carburante e livelli di carburante , pressione dei pneumatici, letture del contachilometri, posizione del veicolo e altre informazioni sul veicolo.
Raccogliamo la maggior parte dei tuoi dati personali direttamente da te, ma potremmo ricevere dati anche da terze parti, comprese le autorità competenti incaricate della gestione delle multe per violazioni del codice della strada.
3. Per quali finalità trattiamo i tuoi dati personali?
Raccogliamo ed elaboriamo i tuoi dati personali per vari scopi e sulle seguenti basi legali:
| Finalità del trattamento | Base giuridica del trattamento |
|---|---|
La creazione e la gestione del tuo account cliente | Questa attività di trattamento si basa sull’accettazione dei termini e condizioni di utilizzo di nostri siti web o delle nostre applicazioni per smartphone. |
La gestione della tua prenotazione e del contratto di locazione, in particolare per: – Conferma, modifica o cancellazione della prenotazione; – Per comunicare con te in merito alla tua prenotazione e noleggio (ad esempio, per fornirti informazioni sulla tua prenotazione e sul tuo noleggio, per inviarti dei promemoria prima di restituire il tuo veicolo, per rispondere alle tue domande o suggerimenti); – gestire il tuo noleggio; – gestire il pagamento e la documentazione fiscale; – gestire la riscossione delle somme dovute (comprese le spese successive quali multe per infrazioni al codice della strada, o risarcimenti per danni al veicolo); – gestione dei sinistri; – acquistare e gestire le assicurazioni per il tuo veicolo. | Queste attività di trattamento sono necessarie per l’esecuzione del contratto dei servizi di noleggio che stipuli con noi. |
La gestione dei documenti commerciali (fatture cliente, ordini di acquisto, alcuni contratti conclusi elettronicamente). | Questa attività di trattamento si basa sui nostri obblighi di legge. |
La verifica della tua patente di guida. Questa convalida può essere eseguita (i) manualmente dal nostro servizio clienti o (ii) utilizzando un dispositivo di riconoscimento facciale. | (i) Questo trattamento è necessario per l’esecuzione di il contratto di servizi di noleggio che stipuli con noi. (ii) L’uso della soluzione di riconoscimento facciale si basa sul tuo consenso. |
Lotta alle frodi con carte di credito/di pagamento. | Questo trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a proteggerci dalle frodi con carte di credito/di pagamento. |
4. Chi sono i destinatari dei tuoi dati personali?
In caso di necessità, i tuoi dati personali potranno essere comunicati a:
a. i nostri dipendenti, ai nostri rappresentanti autorizzati;
b. i nostri subappaltatori – in particolare i nostri fornitori di servizi IT per finalità di hosting, manutenzione o sviluppo – che ci assistono nella fornitura dei nostri prodotti e servizi o agenzie che ci assistono nelle attività di recupero crediti. Tali soggetti possono essere entità parti del nostro Gruppo o fornitori di servizi esterni;
c. le nostre società di servizi assicurativi per acquistare e gestire l’assicurazione per il tuo veicolo;
d. con riguardo alle informazioni necessarie per il trattamento delle sanzioni pecuniarie (es. multe), il proprietario del veicolo e l’ autorità competente o ai suoi omologhi esteri in caso di sanzioni commesse all’estero;
e. nell’ambito della finalità di prevenzione del terrorismo, al Centro Elaborazione Dati del Ministero dell’Interno (legge 1 dicembre 2018, n. 132);
Potremmo inoltre comunicare i tuoi dati personali alle autorità competenti, in conformità con le leggi ed i regolamenti applicabili.
5. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali?
I tuoi dati personali sono conservati per periodi di tempo diversi, a seconda delle finalità del trattamento in questione:
Finalità del trattamento | Periodi di conservazione dei dati |
|---|---|
La creazione e la gestione del tuo account cliente | Per la durata della relazione commerciale e 5 anni dopo la fine di tale rapporto. Tuttavia, le informazioni che possono dimostrare un diritto o un contratto di noleggio, o che devono essere mantenute in conformità con un requisito legale o fiscale, possono essere soggette a una politica di archiviazione diversa per un periodo di tempo che non superi il tempo necessario per gli scopi per il quale è tenuto, in conformità con le disposizioni di legge applicabili. |
L’elaborazione della prenotazione e del contratto di locazione, in particolare per: – Conferma, modifica o cancellazione della prenotazione; – Comunicare con te in merito alla tua prenotazione e noleggio (ad esempio, per fornirti informazioni sulla tua prenotazione e noleggio, per inviarti notifiche di promemoria prima di restituire il tuo veicolo, per rispondere alle tue domande o suggerimenti); – gestire il tuo noleggio; – gestire il pagamento e la documentazione fiscale; – gestire la riscossione delle somme dovute (compresi i costi successivi come multe per infrazioni al codice della strada, o risarcimenti per danni al veicolo); – gestione sinistri; – stipulare e gestire l’assicurazione del veicolo. | Per 5 anni dalla fine della prenotazione |
La gestione dei documenti commerciali (fatture cliente, ordini di acquisto, alcuni contratti conclusi elettronicamente) | 10 anni |
Carte di credito: prevenzione delle frodi e gestione dei pagamenti | 13 mesi dall’effettivo pagamento |
Verificare l’eventuale iscrizione in elenchi sanzionatori internazionali | Per 5 anni dalla raccolta dei tuoi dati |
Condurre sondaggi sulla soddisfazione dei nostri clienti per migliorare l’esperienza con i nostri prodotti / servizi. | 3 anni dal nostro ultimo contatto |
Chattare in tempo reale sul nostro sito web. | 3 anni dal nostro ultimo contatto commerciale |
Svolgimento di attività di sviluppo commerciale e marketing, tra cui: i. Invio di e-mail e notifiche SMS su offerte speciali e promozioni; ii. registrare la cronologia dei noleggi per suggerirti prodotti / servizi durante la ricerca di nuove prenotazioni o per inviarti offerte e vantaggi speciali; iii. inviare e-mail relative a una prenotazione non completata o sullo stato delle tue richieste di prenotazione; iv. la gestione del programma fedeltà e della tessera associativa; v. l’organizzazione di concorsi e estrazioni a premi; vi. la gestione e l’aggiornamento del database dei potenziali clienti. | – Se sei un cliente AD Automotive, 2 anni dalla fine del rapporto commerciale con AD Automotive. – Se non sei un cliente AD Automotive, 2 anni dalla raccolta dei tuoi dati personali OPPURE dall’ultima volta che ci hai richiesto informazioni. |
La gestione delle sanzioni pecuniarie per infrazioni del Codice della Strada. | Per il tempo necessario all’identificazione del conducente responsabile della commissione del reato che ha dato luogo alla contravvenzione, che non può superare 90 giorni dal ricevimento della violazione. Tuttavia, le informazioni pertinenti possono essere conservate per un periodo di tempo più lungo in caso di controversie. |
Gestione e aggiornamento di un elenco di clienti che presentano determinati rischi contrattuali, in relazione a: – incidenti di pagamento che hanno portato a procedimenti giudiziari; – incidenti stradali o ripetuti danni o comportamenti scorretti od aggressivi nei confronti del nostro personale; – l’utilizzo dei nostri veicoli in violazione delle condizioni generali di noleggio. | 3 o 5 anni dalla data di creazione o modifica dell’ultimo noleggio ed a seconda della natura dell’evento |
Inserimento dei dati nel database centralizzato antifrode gestito da ANIASA (Associazione Nazionale Industria dell’Autonoleggio e Servizi Automobilistici) | I dati contenuti nel database, sono conservati esclusivamente per il tempo strettamente necessario alla singola impresa di autonoleggio per chiarire la posizione degli interessati. Tuttavia, le informazioni pertinenti possono essere conservate per un periodo di tempo più lungo in caso di controversie. |
Videosorveglianza presso la nostra sede | 7 giorni |
Analisi dei dati di navigazione sul nostro sito web e applicazioni mobili | Consulta la nostra Informativa Cookies. |
6. Quali diritti puoi esercitare riguardo al trattamento dei tuoi dati personali?
Nei limiti e alle condizioni consentiti dalla normativa vigente, puoi:
– accedere ai tuoi Dati personali ed ottenere ulteriori informazioni sulle caratteristiche del trattamento che effettuiamo;
– avere i dati personali che ti riguardano corretti, aggiornati e cancellati , con la precisazione che la cancellazione può essere effettuata solo quando (i) i dati non sono più necessari alle finalità per le quali sono stati raccolti, (ii) revochi il tuo consenso e non esiste altra base giuridica per il trattamento, (iii) ti opponi al trattamento dei tuoi dati personali e non vi è alcun motivo legittimo per il trattamento (iv) è stato stabilito che i tuoi dati personali sono stati trattati in modo non lecito, (v) i dati personali devono essere cancellati per adempiere ad uno dei nostri obblighi legali
– opporti al trattamento dei tuoi dati personali basato sul nostro legittimo interesse, la lista di tali trattamenti è elencata nella tabella riportata nel paragrafo “Per quali finalità trattiamo i tuoi dati personali?”
– opporti al trattamento dei tuoi dati personali per finalità di marketing
– ricevere i dati personali che ci hai fornito o richiederci di trasmetterli a terzi quando il trattamento dei tuoi dati personali (i) è stato effettuato con mezzi automatizzati e (ii) è basato sul tuo consenso o sull’esecuzione di un contratto che ci vincola
– richiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali, il che significa che non saremo in grado di utilizzare i tuoi dati personali per un periodo di tempo definito. Puoi esercitare questo diritto quando:
a. contesti l’accuratezza dei tuoi dati personali per un periodo di tempo che ci consente di verificare l’accuratezza dei tuoi dati personali;
b. il trattamento dei dati personali è illecito e ti opponi alla cancellazione dei tuoi dati personali e chiedi invece che ne sia limitato l’utilizzo;
c. non abbiamo più bisogno dei tuoi dati personali, ma sono ancora necessari per l’istituzione, l’esercizio o la difesa di controversie legali;
d. ti opponi al trattamento per motivi connessi alla tua situazione particolare, mentre noi verifichiamo se i motivi legittimi perseguiti da AD Automotive prevalgano sui tuoi.
– revocare il consenso al trattamento se lo stesso è basato sul consenso
– proporre reclamo ad un’Autorità di Vigilanza. In Italia, è il Garante per la Protezione dei Dati Personali
7. Come proteggiamo i tuoi dati personali?
Ci impegniamo a proteggere le informazioni raccolte attraverso i nostri siti web ed i nostri applicativi.
In particolare, utilizziamo misure di sicurezza fisiche, tecniche e organizzative appropriate per impedire l’elaborazione non autorizzata o illegale, la perdita accidentale o la distruzione o il danneggiamento dei dati personali dell’utente.
Qualsiasi transazione con carta di credito effettuata tramite i nostri siti web viene effettuata tramite una tecnologia server sicura. Questa tecnologia in particolare:
a) assicura al browser che i tuoi dati vengono inviati al server corretto e che il server è sicuro;
b) codifica i dati, in modo che non possano essere letti da nessuno al di fuori del server sicuro;
c) controlla i dati da trasferire per assicurarsi che non siano stati alterati.